Volgens een onderzoek van Allianz zijn in het afgelopen jaar 78% van de bedrijven in Nederland en België getroffen door fraude. Zo’n hoog percentage betekent dat er ook fraude in uw bedrijf kan plaatsvinden. Wat kunt u doen om problemen te voorkomen? En hoe verzekert u de schade?
Fraude kan van buitenaf komen of vanuit uw bedrijf zelf. Bij externe fraude gaat het vaak om identiteitsdiefstal waarbij een fraudeur zich voordoet als de CEO of CFO en bijvoorbeeld aan een financieel medewerker opdracht geeft om met spoed geld over te maken. Daarnaast is diefstal of vernietiging van data een vorm van externe fraude, evenals het versturen van valse facturen, en het vervalsen van stemmen of handtekeningen. De fraude vindt vaak plaats via e-mails en websites waarbij kenmerken van de originele huisstijl en e-mailadressen zijn nagebootst. Naast cybercriminaliteit is ook fraude daarom een goede reden om uw cybersecurity doorlopend te verbeteren.
Geldproblemen of rancune
Interne fraude gebeurt door een van uw medewerkers. De motivatie kan financieel van aard zijn: persoonlijke schulden of een (gok)verslaving, bijvoorbeeld. Maar iemand kan ook onder druk van familie of vrienden staan om een luxer leven te leiden dan bij zijn salaris past. Of er is sprake van psychische problemen of van een persoonlijke rancune tegen het bedrijf. Fraudebestrijding bestaat dan ook voor een deel uit een goed contact met uw medewerkers. Kunnen zij hun geldproblemen of conflicten met de leiding met u bespreken en erop vertrouwen dat u samen naar een oplossing zoekt?
Diefstal en betalingen
Bij interne fraude staat het ontvreemden van goederen op nummer een. Een scherpere controle is dan op zijn plaats. Liggen er bijvoorbeeld goederen of producten onbeheerd in uw magazijn? Constateert u grote verschillen in voorraad? Of zijn er opvallende retouren van producten? Ook als het gaat om betalingen, kunt u maatregelen treffen. Ken niet te grote financiële limieten toe en kies voor een tweeledig goedkeurings-mechanisme. Als ten minste 2 personen de betalingen goedkeuren, kan de tweede persoon fouten of pogingen tot fraude ontdekken. Let verder op ongebruikelijke verliezen of winsten en incomplete transactieverslagen.
Omgaan met vermoedens van fraude
Soms vermoeden collega’s al dat er iets met iemand niet in de haak is. Bijvoorbeeld omdat die persoon smoezen en leugens vertelt, zich niet houdt aan regels en procedures, bewust alleen werkt of er een levensstijl op na houdt die niet overeenkomt met het inkomen. Maar wat doe je met die vermoedens? Het frauderisico moet bespreekbaar zijn in uw bedrijf en het is belangrijk om vast te leggen wat uw medewerkers kunnen doen als zij iets signaleren. Er zijn cursussen die inzicht geven in de technieken van fraudeurs, zodat iedereen daar alert op kan zijn. Heeft u meer dan 50 medewerkers in dienst? Dan moet u een klokkenluidersregeling hebben.
Fraudeverzekering
U kunt alert zijn op fraude, maar het risico is nooit helemaal uit te sluiten. Schade door fraude is niet goed gedekt via een reguliere schadeverzekering, zoals aansprakelijkheid- of cyberverzekering. Een fraudeverzekering biedt wel uitkomst. U bent dan bijvoorbeeld beter beschermd tegen digitale fraude. Zo valt schade door een valse factuur per e-mail niet onder de cyberverzekering, maar wel onder een fraudeverzekering. Meer weten? Neem contact op met ons kantoor.